よく耳にしたり使ったりするPDF。意外とその仕組みわからないですよね。使っている方も使っていない方も、その正体について改めて学習してみませんか？

PDFとは何？

PDFとはPortable Document Formatの頭文字をとってPDFと呼ばれます。日本語に訳すと「持ち運べる書類形式」になるでしょうか。PDFはどんなOS、ソフトの種類やバージョンやハードウェアにも依存せずに文章や図表を表示することができます。パソコン上では「.pdf」の拡張子がついています。

例えば、設計図の図面をソフト依存のDWGファイルでもらったとして、いちいちソフトを入れていたら大変です。そこでPDFを利用すればだれでもぱっと見ることができるのです。

PDFの中には図表や文字、画像などを埋め込むことができるだけではなく、フォント情報も埋め込むことも可能なため、自分の環境にないフォントでも文字化けしません。

そもそもPDFとはAdobe(イラストレーターやフォトショップで有名)が1990年頃に開発した文書形式です。現在は誰でも使えるようにISO化し、だれでもその技術を利用できます。

どのような文章に向いている？

契約関連など改ざん防止が必要な文書

「自分の後に誰も編集していないよ」という電子署名を付けられるため、契約書、請求書、領収書などの電子契約文書や最終版文書に向いています。

長期保存が必要な資料

監査用文書、技術仕様書、研究レポートなど。年代が経ってもPDF規格はソフトに依存しないので、型崩れを起こしません。

不特定多数に配布する資料など形式やレイアウトを固定したいもの

チラシ、ポスター、案内文など、書式が崩れては困るもの

PDFのメリット・デメリット

誰にでも均一な文書を届けることができる。(レイアウト固定)
改変を防止するための署名を行うことができる。
パスワードや署名など、セキュリティを高められる

容量が大きくなりがち。
編集するのが大変
読み取るのにソフトが必要な場合がある。（最近はOSに標準搭載）
ウェブサイトのようにリアルタイム更新ができない

PDFに対応したソフトウェア

文章作成ソフトであるWord、表計算ソフトウェアであるExcelなど文書として書き出す必要がある機能を持つその他様々なソフト全てで対応していると言って問題ないです。そのくらいPDFは浸透しているのです。

少し変わったPDF

フォームPDF

入力する欄を設定できるフォームPDFです。名前や住所を書いてもらう際に、回答者がスペースなどで調整して入力しなくて良くなります。

パスワード保護PDF

PDFにパスワードをかけることもできます。重要なファイルにパスワードをかけてパスワードは事前に共有しておくなどの使い方ができます。

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で開けることができます。ぜひ入力してみてください。

まとめ

よく使うけど案外知らないPDF。特性を生かして今後も利用してみましょう。